Lieferanten-Konsolidierung: 5 Schritte zu 15 % weniger Material-Kosten

Warum entsteht der Wildwuchs?

Drei Gründe:

Was kostet der Wildwuchs?

Konkret an drei Stellen:

A. Mehrfach-Anfangsgebühren

Manche Lieferanten erheben pauschal € 5-15 Anfangsgebühr unabhängig vom Bestellwert. Bei sieben Lieferanten und vier Bestellungen pro Monat: € 1.000 – € 2.000 pro Jahr allein durch Anfangsgebühren.

B. Verlorene Mengenrabatte

Wenn Sie bei Lieferant X € 500 pro Monat ausgeben, sind das € 6.000 pro Jahr. Bei € 6.000 verhandeln viele Lieferanten zwischen 5 und 10 % Mengenrabatt. Wenn Sie aber stattdessen € 6.000 auf sieben Lieferanten verteilen, bekommen Sie nirgends die kritische Masse für einen Rabatt.

C. Verlorene Skonto-Optimierung

Mehr Lieferanten = mehr Skonto-Fenster im Auge zu behalten. Skonto-Capture-Rate sinkt fast linear mit der Anzahl Lieferanten.

Die 5 Schritte zur Konsolidierung

Schritt 1: Lieferanten-Inventur (60 Min Aufwand)

Nehmen Sie die Eingangsrechnungen der letzten 12 Monate. Listen Sie alle Lieferanten mit Jahresumsatz:

Eine typische Verteilung sieht so aus: Henry Schein € 12.840, Praxisdienst € 8.450, Sarstedt € 4.220, Amazon Business € 2.180, Mercateo € 1.890, Apotheke X € 1.140, Spezial-Lieferant € 980, und der Rest von etwa 7-8 weiteren Lieferanten unter € 4.000 zusammen.

Sortieren Sie nach Umsatz. Die Top-3-Lieferanten machen typisch 70-80 % vom Volumen aus.

Schritt 2: Sortiment-Mapping (90 Min Aufwand)

Für jeden Top-Lieferant: Welche Produkt-Kategorien decken sie ab? Verbrauch / OP / Diagnostik / Hygiene / Büro / Pharma?

Daraus entsteht eine Matrix: Welcher Lieferant kann theoretisch was liefern?

Schritt 3: Preisvergleich auf Top-30-Artikel

Identifizieren Sie die 30 häufigsten Artikel über alle Bestellungen (Pareto: 80 % der Bestellfrequenz). Holen Sie für diese 30 Artikel Preise von Ihren Top-3-Lieferanten ein.

In Praxis: 70-80 % der Artikel sind bei Ihrem Top-1-Lieferanten gleich oder günstiger als bei den anderen — Sie haben den Mengen-Effekt schon. Bei 20-30 % der Artikel finden Sie eine günstigere Alternative.

Schritt 4: Verhandlung mit Top-1-Lieferant

Wenn Sie schon € 12.840 pro Jahr bei Henry Schein ausgeben: rufen Sie den Außendienst an. Bieten Sie an, das Volumen auf € 18.000 zu konsolidieren — wenn ein Mengenrabatt von 5-8 % drin ist.

Praktischer Tipp: Klar machen dass Sie bereit sind, andere Lieferanten zu reduzieren. Außendienst hat eigene KPIs (Umsatz-Wachstum pro Kunde) — die helfen ihm bei der Genehmigung.

Schritt 5: Verbleibende Spezial-Lieferanten

Spezial-Lieferanten (z.B. Sarstedt für Labor-Material, Apotheke für Schmerzmittel) bleiben spezialisiert. Aber: prüfen Sie ob 1-2 davon wegfallen können (z.B. Amazon Business für Büro → Mercateo, oder Apotheke X → Stammapotheke konsolidieren).

Zielzustand: 3-5 Lieferanten statt 10-14. Top-3 deckt 85-90 % vom Volumen ab.

Was bringt das konkret?

Typischerweise — abhängig von Praxis-Größe und Verhandlungs-Bereitschaft des Hauptlieferanten — sind folgende Effekte realistisch:

• 5-8 % Mengenrabatt beim Top-1-Lieferant (durch Volumen-Verhandlung)
• 3-5 % weniger Anfangsgebühren durch Reduktion der Lieferanten
• 5-10 % höhere Skonto-Quote durch übersichtlichere Skonto-Fenster
• 0,5-1 Stunde MFA-Zeit pro Woche durch weniger Wareneingänge zu prüfen

In Summe: 8-15 % Einsparung auf die Material-Kosten. Bei € 50.000 Material/Jahr: € 4.000 – € 7.500 pro Jahr.

Tools die helfen

Eine reine Excel-Analyse ist möglich, aber zeitaufwändig. Tools wie PraxisFinanz tun das automatisch:

• Lieferanten-Top: zeigt sortiert wo Ihr Geld hingeht
• Anomalie-Detection: warnt wenn Sie 7× kleine Bestellungen statt einer großen gemacht haben
• Lieferanten-Konsolidierungs-Vorschläge (Roadmap): "diesen Artikel kaufst du günstiger bei X als bei Y"

Fazit

Lieferanten-Konsolidierung ist der schnellste Hebel im Praxis-Einkauf. Drei Stunden Analyse-Zeit, ein Anruf beim Außendienst, einmal "umstellen" — und 8-15 % Einsparung pro Jahr. Bei größeren Praxen reden wir über fünfstellige Beträge.

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