GoBD für Praxen 2026 — was Sie wirklich beachten müssen

Was ist GoBD überhaupt?

Die GoBD ist seit 2015 das Regelwerk des Bundesfinanzministeriums für die elektronische Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen. Seit 2020 ist es überarbeitet (BMF-Schreiben vom 28.11.2019). 2024 kam noch eine weitere Klarstellung dazu.

Für die Praxis betroffen: alle Geschäftsunterlagen, die elektronisch erstellt oder empfangen werden. Konkret:

• Eingangsrechnungen (PDF per Mail, Lieferantenrechnungen)
• Ausgangsrechnungen (Privatrechnungen an Patienten)
• Quittungen aus dem Praxisalltag
• Bestellungen, Bestellbestätigungen
• DATEV-Übergaben + Buchungsbelege
• Bank-Auszüge (PDF)
• E-Mail-Korrespondenz mit steuerlicher Relevanz

Die fünf praktischen Punkte

1. Unveränderbarkeit

Was einmal abgespeichert ist, darf nachträglich nicht mehr verändert werden — auch nicht versehentlich. Das schließt einfaches "PDFs im Windows-Ordner ablegen" aus, weil dort jeder mit Zugriff überschreiben kann.

Lösung: WORM-Speicher (Write Once Read Many) oder versionierte Archive mit Hash-Chain. PraxisFinanz nutzt z.B. einen separaten "GoBD-Bucket" in Supabase, der nur via Service-Role-Token beschrieben werden kann und alle Schreib-Operationen mit Hash-Chain-Audit-Log nachvollziehbar macht.

2. Vollständigkeit

Es müssen alle steuerrelevanten Belege archiviert sein — auch die, die "nicht so wichtig erscheinen" (Kantine-Quittung, Treibstoff-Beleg, Bürobedarf-Rechnung).

Lösung: Klare Prozesse. Eingangsrechnungen kommen automatisch in die Inbox. Quittungen werden direkt mit dem Smartphone abfotografiert und hochgeladen. Niemals "ach, das verbuche ich später".

3. Zeitgerechte Erfassung

Belege müssen zeitnah erfasst werden. Konkret: innerhalb von 10 Tagen nach Eingang.

Lösung: Tägliche oder mindestens wöchentliche Inbox-Routine. Wer am Quartalsende erst alles erfasst, riskiert dass Belege "untergehen" — und der Betriebsprüfer das später bemerkt.

4. Nachvollziehbarkeit

Jede Buchung muss durch einen Beleg unterlegt sein, jeder Beleg muss auf eine Buchung verweisen. Bei Korrekturen muss die Korrekturkette nachvollziehbar bleiben.

Lösung: Eindeutige Belegnummern, Verknüpfung Rechnung ↔ Buchung im System, Audit-Log für jede Änderung.

5. Aufbewahrungsdauer

10 Jahre für Buchungsbelege und Bilanzen, 6 Jahre für Geschäftskorrespondenz. Beginnt am Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung.

Lösung: Archiv-Bucket mit 10-Jahres-Retention. Daten dürfen vor Ablauf nicht gelöscht werden — auch nicht auf Praxis-Wunsch. Erst nach Ablauf entweder dauerhaft gelöscht oder weiter aufbewahrt.

Worauf der Betriebsprüfer wirklich schaut

In der Praxis prüft der Betriebsprüfer drei Dinge:

Häufige Fehler

• PDF im E-Mail-Postfach lassen: nicht GoBD-konform, weil das Postfach manipulierbar ist
• PDFs nachträglich umbenennen (z.B. "Rechnung_123.pdf" → "Rechnung_Schein_KW19.pdf"): Auch das ist eine Veränderung, die GoBD verletzt
• OCR-Daten ohne Original-PDF speichern: das Original-PDF MUSS aufbewahrt werden, nicht nur die extrahierten Daten
• Skonto-Buchung ohne Buchungssatz: Skonto-Erträge müssen separat verbucht werden (SKR03: 8731)
• "Cloud-Storage reicht": Dropbox/Google Drive ohne Hash-Chain ist nicht GoBD-konform — auch wenn Praxen das oft denken

Verfahrensdokumentation — Pflicht für jeden

Egal welches Tool Sie nutzen: Sie brauchen eine schriftliche Verfahrensdokumentation. Inhalt typischerweise:

• Wie kommen elektronische Belege rein? (E-Mail, Upload, OCR-Inbox)
• Wer prüft sie? Welche Workflows?
• Wo werden sie gespeichert? Wie ist Unveränderbarkeit gesichert?
• Wie lange werden sie aufbewahrt?
• Wer hat Zugriff?
• Wer ist verantwortlich?

PraxisFinanz liefert die Verfahrensdokumentation als generiertes PDF mit, sobald Sie das System einrichten — angepasst auf Ihre Praxis-Konfiguration. Das ist einer der häufigsten Gründe warum Steuerberater PraxisFinanz empfehlen: "endlich keine Verfahrensdokumentation mehr selber schreiben".

Fazit

GoBD ist machbar, wenn die Tools dafür gebaut sind. Wenn Sie aktuell PDFs in Windows-Ordnern speichern: Sie laufen Risiko. Tools wie PraxisFinanz lösen GoBD am ersten Tag mit — Hash-Chain-Audit, separater Archiv-Bucket, Verfahrensdokumentation als PDF.

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